Что делать, если в процессе проверки в документообороте и учетной программе выявлены нарушения?

Бухгалтерское обслуживание – процесс весьма сложный, который требует серьезного подхода со стороны специалиста, а также со стороны руководства компании. Нередко то, насколько качественно оказываются услуги бухгалтера приходиться проверять. И, как правило, руководство или консалтинговая фирма, находит в отчетности немало ошибок.

Самое важное, о чем стоит помнить руководству фирмы – во время проверки все выявленные недостатки и нарушения следует четко фиксировать. После окончания проверки все нарушения стоит систематизировать, составив при этом план их устранения. Важно указать ответственных за устранение ошибок лиц и обговорить сроки.

Например, руководитель организации может внедрить на предприятии такую схему документооборота, при которой все важные бумаги будут регистрироваться в бухгалтерской системе на основе принципа учета входящей и исходящей корреспонденции, которым пользуются, например, секретари.

Можно пойти и другим путем. На предприятии могут быть установлены очень жесткие сроки оформления бумаг и формирования бухгалтерских папок. Важно прописать схему архивирования документов прошлых периодов, сдачи авансовых отчетов и т.п.

Если в процессе проведения проверки были выявлены ошибки в учетной программе, то специалистам очень важно понять, в каких участках учета они были допущены. На этом этапе важно понимать, что если в бухгалтерии работает несколько человек, то любой из специалистов может ненадлежащим образом выполнять свои обязанности. В данном случае это, например, может значить, что главный бухгалтер не моет организовать надлежащий контроль над работой своих подчиненных или не уделяет достаточно внимания повышению квалификации сотрудников и т.п.

При обнаружении ошибок руководству или аутсорсиноговой компании, которой была доверена проверка, следует протестировать сотрудников бухгалтерии на профпригодность. Хорошим решением может стать и проведение дополнительной проверки налогового и бухгалтерского учета, в ходе которой будут устранены все имеющиеся ошибки. Кстати, обращение за помощью в проведении проверки к сторонним специалистам, может быть более эффективным, чем проведение аналогичной проверки собственными силами, как минимум потому, что сторонние специалисты смогут дать более объемные комментарии по исправлению имеющихся недочетов.

Если же ошибки в ведении отчетности или документообороте появляются раз за разом, вероятно, стоит заказать бухгалтерские услуги  в профессиональной консалтинговой компании.